HomeImprese newsObbligo di conservazione dell’elenco dei clienti che prenotano in attività di ristorazione – note operative

Obbligo di conservazione dell’elenco dei clienti che prenotano in attività di ristorazione – note operative

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Rispetto linee guida regionali per la ripresa delle attività economiche

Il DPCM del 17 maggio 2020 e l’Ordinanza Regione Lombardia n. 547 sempre del 17 maggio 2020, che contiene anche le Schede Tecniche relative ai principali settori di attività, hanno previsto l’obbligo di conservazione dell’elenco delle presenze dei clienti che hanno prenotato, per un periodo di 14 giorni per le attività di RISTORAZIONE.

 

LA SCHEDA TECNICA DI RISTORAZIONE

Si applica per ogni tipo di esercizio di somministrazione di pasti e bevande, quali ristoranti, trattorie, pizzerie, self-service, mense, bar, pub, pasticcerie, gelaterie, rosticcerie (anche se collocati nell’ambito delle attività ricettive, all’interno di stabilimenti balneari e nei centri commerciali o connessi alle aziende agricole), nonché per l’attività di catering (in tal caso, se la somministrazione di alimenti avviene all’interno di una organizzazione aziendale terza, sarà necessario inoltre rispettare le misure di prevenzione disposte da tale organizzazione).

Nello specifico la scheda tecnica di ristorazione riporta: “Negli esercizi che dispongono di posti a sedere privilegiare l’accesso tramite prenotazione, mantenere l’elenco dei soggetti che hanno prenotato, per un periodo di 14 giorni.” Tale adempimento impone ai titolari del trattamento particolare cura nella raccolta e nella conservazione dei dati della clientela.

COME RACCOGLIERE I DATI DELLE PRENOTAZIONI

La prenotazione può avvenire sia direttamente (es. telefono) che tramite il sito dell’attività.

Va evidenziato che devono essere raccolti solo i dati indispensabili alla prenotazione. La raccolta di informazioni non strettamente necessarie al perseguimento delle finalità per cui si raccolgono i dati è, infatti, contraria al principio di minimizzazione, di cui all'art. 5 del GDPR, che è uno dei principi generali in materia di privacy.

Non possiamo escludere che il Garante per la Protezione dei Dati intervenga su questo aspetto con un proprio provvedimento o con una Faq. In mancanza di un pronunciamento ufficiale del Garante su questo punto riteniamo che, anche per evitare che l'imprenditore debba adottare ulteriori misure di sicurezza rispetto a quelle ordinarie relative alla gestione privacy, se la raccolta dei dati è finalizzata alla mera prenotazione, sia sufficiente, ad esempio, raccogliere un numero di cellulare e/o un semplice nominativo, non necessariamente associato al cognome.

In nessun caso, il titolare dovrà spingersi a chiedere alla clientela elementi su eventuali rapporti di convivenza che attengono alla responsabilità individuale della clientela.

L’informativa sul trattamento può essere conservata, come di consueto, nel ristorante, o riportata sul sito. L’informativa sul trattamento resta, infatti, il presupposto di legittimità per la raccolta dei dati.

  • Nel caso in cui la prenotazione avvenga attraverso un contatto telefonico, il titolare o il personale addetto alla prenotazione dovrà informare il cliente del fatto che l’informativa è pubblicata sul sito o conservata nell'esercizio e ricordare al cliente l’obbligo di conservazione dei dati della prenotazione per il tempo massimo di 14 giorni.
  • Se per effettuare la prenotazione si richiede all'utente una registrazione dei dati attraverso un form dal sito dell’azienda, questo dovrà essere costruito in modo che il testo dell’informativa dovrà essere visualizzabile attraverso la spunta della casella “ho letto l‘informativa” o simili e la possibilità di inviare i dati richiesti nella scheda di prenotazione dovrà essere subordinata alla lettura dell’informativa. Pertanto, nel caso in cui un soggetto interessato a prenotare, non provveda a fleggare la casella “ho letto l’informativa”, non dovrebbe essere per lui possibile procedere con l'invio dei dati richiesti.

Relativamente alle modalità di conservazione dei dati raccolti, si rimanda a quanto previsto dal GDPR, mentre per la durata si precisa che l’Ordinanza Regionale n. 547 prevede la conservazione dei dati per un massimo di 14 giorni.

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